3 - Como fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque?
Para viabilizar a produção e venda de itens e todo o processo da empresa em relação aos seus produtos, é essencial controlar as entradas e saídas de estoque com eficiência.
Apenas dessa forma é possível garantir que você terá material necessário para atender às demandas dos clientes, não deixará de realizar uma venda e, por outro lado, que não terá itens encalhados no acervo, o que pode comprometer o capital de giro e o bom desempenho financeiro de sua empresa.
Entre as práticas indicadas para ter sucesso no monitoramento de estoque podemos citar: fazer periodicamente um inventário, contar com a ajuda de software para a gestão e se certificar de que entradas e saídas estão sendo lançadas da forma correta. Veja as dicas para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque!
Por que controlar o estoque?
O estoque pode ser um dos maiores apoios ou o grande vilão de um empreendimento. A diferença é dada pelo controle: quanto mais assertivo ele for, maiores são os benefícios oferecidos.
Para que isso seja viável, uma das tarefas indispensáveis é, justamente, ter visibilidade sobre as entradas e saídas nesse setor. Entre os benefícios ligados à realização dessa tarefa, estão:
Aumenta a segurança de estoque
Sem controle sobre o que entra e o que sai do estoque, há chances maiores de que os produtos sejam desviados. A falta desse tipo de observação permite que as entradas e saídas ocorram de maneira imprevista, o que mexe com a confiabilidade dos dados.
Já ao implementar essa etapa, dá para ter total confiança sobre o que entrou e o que saiu desse setor. Aliando isso a um inventário periódico, há uma gestão completa dos itens armazenados.
Diminui o desperdício de produtos
Tanto o prazo de validade quanto a obsolescência podem fazer com que produtos parados no estoque signifiquem, em certo ponto, perda de dinheiro.
Uma estratégia bem elaborada, por sua vez, contribui para que os produtos sejam utilizados da melhor maneira, evitando o desperdício.
Ao fazer o controle das datas de entrada dos produtos, há como agir de modo a separá-los e fazê-los sair antes da data limite.
No caso de uma loja de roupas, por exemplo, as peças da coleção correspondente não ficam para trás, perdidas no estoque. Alimentos, por sua vez, não têm que ser jogados fora por terem passado da validade.
Como os desperdícios custam dinheiro, essa é uma forma de diminuir as despesas e otimizar os gastos.
Torna a gestão de compras mais estratégica
Graças ao acompanhamento do que entra e do que sai, dá para determinar o momento exato de realizar compras de reposição de estoque.
Se esses dados forem cruzados com projeções de demanda, é possível calcular quanto tempo o estoque ainda vai durar.
Isso faz com que as compras possam ser feitas de maneira antecipada, o que leva a um melhor planejamento financeiro e a melhores condições, como preços mais em conta.
Se for preciso importar produtos, isso é ainda mais relevante, já que dá para aproveitar baixas do câmbio.
Com isso, o setor de compras fica mais estratégico e, além de se tornar mais barato, evita o desabastecimento.
Ajuda a logística
Não menos importante, essa tarefa pode ser executada levando em consideração dois fatores principais: a data de entrada/saída do item e a localização física dentro do estoque.
Para empresas maiores e mais robustas, isso faz a diferença porque auxilia a logística.
Na hora de separar itens para envio para o cliente, por exemplo, saber qual é o que deve ser despachado e onde ele está diminui o tempo exigido para execução do processo.
Isso gera ganhos de eficiência e produtividade, de modo que a logística fique mais satisfatória.
Como fazer o controle de entradas e saídas?
Já que é um processo muito importante, é fundamental que ele seja feito da maneira correta, o que exige estruturação. Mais do que apenas fazer um registro de datas, é necessário garantir que toda a etapa tenha um posicionamento estratégico para os resultados do empreendimento.
Eis os passos que você deve seguir:
Identifique todos os itens que você tem em estoque
Para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque de forma realmente eficiente, é preciso, antes de tudo, identificar o que você tem armazenado.
É possível criar um código único para cada tipo de mercadoria (como botas, por exemplo) ou usar o código de barras que já está no produto, caso ele seja revendido.
Independentemente da opção escolhida, é importante criar uma regra que seja simples de ser seguida para estabelecer esses códigos e, no dia a dia, facilitar na hora de encontrar o produto que você precisa.
Tenha atenção à forma como as entradas são feitas no sistema
A qualidade do controle de estoque passa pela atenção na hora de registrar as entradas de produtos no sistema. É importante não deixar passar nenhuma informação e investir um tempo na categorização dos produtos.
É possível classificar cada item segundo sua natureza com, matéria-prima ou produto acabado ou, ainda, por tipo: calçado, cinto, bolsa etc.
Além disso, você pode estabelecer classificações segundo o tamanho ou numeração do produto, cor e material. Quanto mais específico você for nessa categorização, mais facilidade terá na hora de fazer o controle, achando com facilidade o item que busca.
Faça inventários periódicos
Uma das práticas que garante o bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é a realização de inventários. O processo consiste em verificar se o estoque físico é exatamente igual ao que conta no sistema de controle.
Ao se certificar de que essa verificação é feita de forma periódica, você consegue descobrir eventuais problemas e tem a possibilidade de agir rápido, corrigindo as falhas antes que elas prejudiquem suas vendas de forma significativa.
Entre os pontos que merecem atenção na hora do inventário estão: perdas por avarias fraudes ou roubo; falhas no processo de entrada ou de saída de notas fiscais (uma movimentação pode não ter sido registrada da forma como deveria, por exemplo); e itens com a data de validade expirada.
Fique atento, ainda, a estoques negativos, que podem ser causados por erros na hora da contagem ou até mesmo na digitação ao dar entrada no produto.
Considere a integração com fornecedores
Uma medida que ajuda no melhor controle de entradas e saídas é a integração do seu estoque com os dos fornecedores.
Com a prática, você pode criar indicadores para fazer reposição e/ou a redução de produtos armazenados para evitar ficar com itens parados no armazém ou em falta.
Isso oferece mais transparência para o processo e facilita a obtenção de condições mais flexíveis. Com o fornecedor sabendo com o andam os níveis de estoque, é possível fazer a reposição de elementos de maneira antecipada.
Conte com a ajuda de um software
O controle de entradas e saídas fica mais fácil e rápido quando você conta com a ajuda de um software para ajudá-lo nessa tarefa. São centenas os sistemas disponíveis no mercado e que garantem a automação de tarefas.
Na hora de escolher o mais adequado, leve em consideração o tamanho da sua empresa e o produto com que trabalha, já que há ferramentas especializadas em certos ramos de negócio.
Analise, ainda, o custo-benefício e as funcionalidades oferecidas pelo software para ter certeza de que são as mais adequadas para as necessidades da sua empresa.
Caso não deseje investir em um sistema, é possível controlar as entradas e saídas com a ajuda de planilhas de Excel. Apesar de ser uma alternativa barata, é um pouco mais trabalhosa e exige atenção.
Treine os funcionários
Para o controle de entradas e saídas ser feito da melhor forma, é essencial não deixar essa responsabilidade apenas com uma pessoa (nem que seja você mesmo!). É importante investir em treinamento para que outros funcionários também saibam como executar essa atividade da melhor forma possível.
É fundamental explicar o processo desde o início — com o registro das entradas e categorização dos produtos — até o final, com análise periódica do inventário para se certificar de que os profissionais conseguirão cumprir todas as etapas necessárias no processo de gestão de estoque.
Fazer um bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é um desafio. Vencê-lo é essencial para manter a estabilidade financeira da empresa.
Tenha em mente que o principal objetivo é equilibrar os itens que você tem armazenados e o consumo dos seus produtos para não perder nenhuma venda e, ao mesmo tempo, não ficar com capital de giro parado.
Certifique-se de que todas as entradas e saídas de produtos são realizadas da forma correta, com os itens devidamente categorizados. É importante, ainda, tornar a gestão de estoque parte da rotina, com revisão das entradas e saídas.
Além disso, o inventário deve ser feito de forma periódica para você ter certeza de que as informações que você tem no sistema ou nas planilhas de controle correspondem à realidade.
Um controle de entradas e saídas bem-feito evita grandes problemas. Assim, vale a pena investir um tempo criando boas práticas nessa área, treinando funcionários e se certificando de que a categorização de itens está sendo feita da melhor forma.
Qual é o papel do código de barras?
O uso de um software de gestão é uma das melhores práticas em busca de eficiência no controle de estoque. Diminuindo a atuação humana, esse elemento contribui para tornar tudo mais rápido e eficiente, além de ser mais confiável.
Códigos de barras: veja como eles podem trazer muitos benefícios para seu negócio na prática!
Porém, é recomendado pensar no uso de uma ferramenta auxiliar: o código de barras. Integrando essas duas soluções, o resultado tende a ser satisfatório e mais robusto.
Isso acontece porque o código de barras:
Permite o registro automático
Ao utilizar um código de barras para cada tipo de produto e um leitor eletrônico, dá para registrar automaticamente a entrada ou saída desse item se houver integração com o software de gestão.
Em vez de cadastrar cada produto, basta utilizar os dados associados a cada código, permitindo que toda a tarefa se torne mais automatizada.
Isso diminui o tempo necessário para fazer o registro de entrada e saída, dando mais dinamismo a toda a tarefa e otimizando o uso do software.
Aumenta a visibilidade
Além disso, trata-se de um recurso que contribui para aumentar a visibilidade. A partir do registro e do fornecimento de informações extras — como posicionamento na área de estoque — há total compreensão de onde o item está.
Inclusive, ele não precisa ser utilizado apenas enquanto está dentro do estoque. Uma vez que saia para entrega, a gestão pode fazer o acompanhamento para saber se o cliente recebeu tudo como deveria.
Facilita a logística reversa
Nesse sentido, há uma grande facilidade a respeito da logística reversa. Embora essa não seja uma situação necessariamente desejável, não é incomum quando o cliente rejeita o produto ou solicita a troca, levando o item para dentro da empresa novamente.
Sem um código de barras, o sistema poderia registrá-lo como mais uma entrada comum. Já graças ao uso desse recurso numérico e gráfico, dá para compreender com precisão que o produto está de volta para o negócio.
Caso essa seja uma situação recorrente, a empresa deve reconhecer que há a necessidade de rever processos — sejam eles de produção, de separação de pedido ou de entrega — de modo a diminuir os custos com esse tipo de retrabalho.
Favorece a integração de dados
Graças ao uso integrado desse tipo de código a um software de gestão, é possível garantir que os dados fiquem completamente integrados. Uma vez que o registro seja feito pelo leitor, ele cai diretamente no sistema, de modo a garantir que dados possam avaliados em tempo real.
Mais do que dar dinamismo à tomada de decisão, isso contribui para a integração entre setores. A área de compras, por exemplo, pode acompanhar de perto as entradas e saídas, agindo de maneira a aproveitar as melhores oportunidades.
Ao colocar em prática as nossas dicas, você aumentará a competitividade da sua empresa no mercado e melhorar pontos como fluxo de caixa e capital de giro da empresa.
Conheça agora nosso sistema: Software controle de estoque almoxarifado código de barras
Títulos:
Software para controle de estoque almoxarifado bar code
Sistema controle de estoque entrada saída de produtos
Programa controle de estoque controle de entrada e saída
Sistema controle de estoque controle de produtos
Programa para controle de estoque fácil e eficiente
Valor único de compra
Sem mensalidades, sem anuidades
Cod.:84 - EST
Aplicacao:
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Software controle de estoque para almoxarifado saídas por unidades e setores
Sistema controle de estoque entradas e saídas de produtos por marca, modelo, categoria, subcategoria, lote, validade, tamanho, cor, fornecedor, etc
Software controle de estoque para almoxarifado com geração e leitura de codigo de barras C39 e EAN 13 - 8
Requisição de almoxarifado controle da saída de produtos por unidade, setor e responsável
Veja todos artigos relacionados a este sistema
1 - Controle de estoque: como gerenciar as entradas e saídas?
2 - Vantagens da utilização do software controle de estoque
3 - Como fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque?
4 - Sistema de Controle de Estoque fácil e eficiente
Resumo:
O que é de software controle de estoque?
É um sistema de gestão de estoque que controla e monitora o setor da empresa responsável pelo controle de entrada, armazenamento e saída de produtos, integrando o setor de produção e vendas, permitindo otimizar as necessidades de compras de sua empresa
Com um estoque organizado, você consegue planejar a entrada e a saída controlando o estoque mínimo e o estoque ideal de cada item, garantindo a reposição do item, evitando comprar mais do que o necessário.
Breve comentário:
Um controle de estoque eficaz reduz desperdícios e evita prejuízos. Itens parados por muito tempo onera lucros, principalmente se o capital de giro repousa no inventário da empresa e impede que o gestor invista em outras necessidades.
Além disso, com um controle eficiente é possível estipular uma margem de perda saudável para a companhia, principalmente quando se trabalha com produtos perecíveis.
Assim, entender a rotatividade e a demanda dos ítens de seu estoque é essencial para conseguir tomar decisões de compras baseadas nas saídas de cada ítem que compõe seu inventário de estoque.
Objetivo:
Organizar e controlar a entrada e saídas de produtos por itens
O sistema de controle de estoque ajuda o gestor a classificar suas mercadorias de forma prática e bem organizada.
A solução permite que cada item ou lote seja registrado por marca, modelo, categoria, sub categoria e fornecedor, ou ainda por cor, tamanho de produto ou data de validade, mostrando os dados em um único painel, inclusive com a localização exata de cada item no estoque (número e direção de armário, prateleira, gaveta etc).
São 2 tipos de códigos e códigos de barras podem ser gerados automaticamente, EAN 13-8 e C39 alfa numérico.
O sistema também permite controlar os níveis de mercadorias e saber o momento adequado para a reposição de cada uma delas.
Ao controlar cada item estocado com a facilidade e rapidez que o sistema automatizado oferece, é possível, em poucos segundos, saber qual item saiu mais nos últimos meses. Logo, é possível saber que se trata de um produto de alta rotatividade, então ele não pode faltar em seu estoque.
Por meio dessa funcionalidade, é possível tomar decisões importantes, como: a quantidade de produtos a serem comprados, a realização de promoções de determinados itens e até mesmo identificar os que estão obsoletos. Além disso, com um controle preciso, evita-se perder mercadorias por conta da validade. Se um determinado lote tem uma data de validade que está mais próxima de vencer, o gestor sabe que é preciso vendê-los antes daqueles que têm uma validade superior. Isso pode ser feito por meio de promoções de queima de estoque, por exemplo, agilizando a renovação da sua cartela de mercadorias e aumentando a rotatividade de novidades.
Outro ponto facilitador do sistema controle de estoque é ter relatórios que informam quais itens possuem maior representatividade no volume total de vendas, curvas ABC, sempre confiáveis e facilitados. Assim, ações que garantem produtos com maior margem de saídas podem ser realizadas por meio de um balanço comparativo das margens de lucro dos produtos analisados pela cuyrva ABC.
Apresentação:.
Video Aula detalhada do sistema
Descricao:
Cadastro de produtos
Cadastro de unidades e setores, locais para saida de produtos
Grade de cor e Tamanho
Categoria e subcategoria de produtos
Marca e modelos de produtos
Upload de Imagens (3) de produtos
Controle de estoque
Inventário de estoque
Controle de estoque mínimo
Controle de estoque ideal
Controle de custo Médio por produto
Relatórios completos com imagens dos produtos
Relatórios completos com código de barras dos produtos
Relatórios com valore de custos
Controle de ocalização de cada íten
Listagens de controle de estoque, Inventário com valores investidos
Estoque crítico, aviso visual
Sujestão de compras, comparativo de estoque atual e estoque ideal
Ficha Técnica do produto, com imagem, Impressão individual por produto
Gerador e Leitura de Bar Code, Código de barras EAN 13 - 8
Gerador e Leitura de Bar Code, Código de barras C39 Alfa Numérico
Automação por leitor de código de Barras, busca, entradas e saídas de produtos
Entradas de NF
Saída por Requisição por unidade, setor, responsável
Relatórios de entradas de produtos
Relatórios de saídas de produtos
Curva ABC
Cadastro e Gerenciamento de Fornecedores
Cadastro de Pessoal
Criação de catálogos com imagens e código de barras
Inventário
Ativo Fixo
Detalhes:
Níveis de Hierarquia no Gerenciamento
Live Update eletrônico de Novas Versões
Log de ações no controle de usuários
Funcionamento em Rede, Nuvem e Remoto
Visualização da Impressão Gráfica
Backup ativado ou programado local e nuvem
Relacionamento de Dados
Tratamento e Compactação de Dados
Pagamento único, Sem mensalidades e Sem Anuidades
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O que é um software feito sob medida ?
Quando falamos em software sob medida, nos referimos a soluções pensadas de acordo com a necessidade específica de uma empresa ou instituição. Se é preciso um processo diferenciado de controle de acesso à sua fábrica, os chamados software de prateleira (soluções já prontas) não atendem.
O software sob medida é um recurso flexível, que se adapta aos procedimentos já existentes para aprimorá-los, trazendo facilidades e precisão. Trata-se do oposto dos sistemas prontos, em que a empresa deve moldar sua forma de atuação para usufruir dos benefícios da tecnologia.
Quais são as vantagens de trabalhar com esse tipo de sistema?
A maior vantagem é contar com um software construído dentro das peculiaridades daquela organização. Em geral, o desenvolvimento de um novo sistema está relacionado a uma iniciativa inovadora, a qual ainda não foi pensada e que trará vários benefícios, como menos erros e mais produtividade. Vejamos alguns dos aspectos mais importantes abaixo.
1. Bom custo-benefício
A otimização de custos é uma meta que está sempre sendo perseguida em qualquer tipo de empresa. No caso dos softwares sob medida, é muito importante avaliar todos os prós e contras para enxergar o verdadeiro custo-benefício do investimento.
Os sistemas personalizados apresentam um gasto inicial mais elevado se comparados às opções de prateleira, mas o que inicialmente parece barato pode custar caro aos cofres da organização. Os softwares customizáveis são ferramentas cujo retorno é colhido a médio e longo prazo.
O dinheiro empregado na solução deve servir para atender especificamente as necessidades do seu negócio, sem complicações na rotina de trabalho.
2. Flexibilidade
Outro ponto positivo de um software sob medida é sua capacidade de adaptação. O sistema acompanha a evolução dos processos internos da empresa independentemente da frequência com que essas transformações ocorram.
Por mais específica que seja a etapa de desenvolvimento, quando a companhia passa a utilizar o software no seu dia a dia, é comum que surjam novas demandas. Nesse caso, apenas um sistema personalizado tem flexibilidade para ser facilmente customizado e atender às peculiaridades do seu usuário.
3. Facilidade de implantação
De modo geral, a implementação de um software sob medida é bem mais fácil do que a do sistema genérico. Isso porque há todo um planejamento prévio, com a delimitação de um cronograma de instalação de cada módulo e um plano para os departamentos.
Assim, ao contrário da instalação de um sistema não personalizável, a opção sob medida não requer a interrupção das atividades para que seja colocada em funcionamento e está menos sujeita a falhas.
4. Menor tempo de treinamento
Entre as maiores preocupações com o processo de implantação de um software, está o seu modelo operacional, ou seja, a forma como ele será utilizado. Afinal, para se obter o máximo de desempenho, é preciso estar bem familiarizado com o funcionamento da ferramenta.
Nesse sentido, uma das grandes vantagens do sistema personalizado é a familiaridade que toda a equipe tem com os processos a serem executados. Como a tecnologia é moldada para seguir os protocolos de funcionamento da empresa, o tempo de treinamento para que os colaboradores dominem as ações disponibilizadas pelo sistema é bem reduzido, o que traz economia de tempo e dinheiro.
De que forma a participamos das etapas de criação do software dos clientes?
Para que se alcance o sucesso no desenvolvimento de uma nova solução como esta, são necessárias algumas etapas e vários cuidados. O primeiro passo da nossa participação nesse processo é se reunir com o cliente para obter uma visão clara do que ele espera.
Então, o principal questionamento é: qual problema o cliente pretende resolver com a nova solução? Nessa etapa, é válido conversar com os usuários para uma melhor compreensão de suas necessidades.
Quanto mais profunda for a fase de pesquisa, mais chances o novo software terá de atender à expectativa de quem vai usá-lo. A partir disso, é desenhado o escopo do projeto, que precisa passar pela validação do cliente.
É possível citar algum exemplo de software criado sob medida para um cliente?
Com o sistema em funcionamento, as solicitações de atendimento foram mais bem distribuídas entre os técnicos (por região, demanda), o que fez com que os chamados abertos já entrassem diretamente nos celulares dos responsáveis. Como resultado, a empresa ganhou agilidade no atendimento, acompanhamento junto aos técnicos, mais controle e praticidade.
Quais são os principais diferenciais no processo de criação de Softwares?
Contamos com uma estrutura completa de criação, desenvolvimento e sustentação de sistemas para oferecer soluções personalizadas em um curto espaço de tempo com preços competitivos.
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